ゆるおたノート

Tomorrow is another day.

【備忘録】初めてイベント運営してみて出来たこと・出来なかったこと - 事前準備編

少し時間が経ってしまいましたが、3/9と4/20にノンプロ研のイベントを仙台で開催させていただきました。

※両日とも終了しています。** nonpro.connpass.com eventon.jp

心情的なことは既に書きましたので、具体的な反省として、今回動いた中で「やっておいて良かった」、「もっと改善したい」など、自分で思ったことを忘れないうちに記録しておきます。
次はいつ出来るか分かりませんが、いつかのために…!

まずは、事前準備編から。

やって良かったこと

会場は足を使って探す

主宰のタカハシさんにもご用命いただきました。
ホームページに書かれている「徒歩●分!」や「●人収容!」のような情報は、不動産と同じくらいかなーりザックリ書かれています。
私が見た限りでも、「少し盛られてるなー」くらいに思った方が安全だと思いました。

さらに、「距離的には近いけど迷いそう」とか、「机は人数分あるけど、座るのはギュウギュウになりそうだなー」とかの情報も、実際に足を運んで自分の目で見ないと分からない点でした。

また、ちょっと話が逸れますが、学生時代は一時期ジャズセッションに通い詰めていて、会場のジャズバーやライブバーの多くは「アブナイ街」の真ん中にありました。新宿歌舞伎町とか。
私自身は慣れてしまったので1人で通ってましたけど、女性は誘いづらいなーと思うことが結構ありました。

いわゆる勉強会は、「その日限り」の参加になってしまう方も多いでしょう。
その点も考えて、人気(ひとけ)が無かったり周りに「ホテル」が多かったり、会場までの道のりで不安になりそうな場所は避けるようにしました。

その代わり、ちょっと距離はあったのですが…その点はトレードオフですかね。

運営神に相談する

アレやってコレやって…というイメージは何となく頭にあったものの、実際仕切るとなったら、何をすればいいのかさっぱり分からない状態でした。
上述の会場探しから当日の仕事まで、何から何まで知らなかったです。
「そんなんでやってて良いのか?」と自分でも思いますが、一旦それは置いておいて、、、

ノンプロ研には、やりたい人が自ら手を挙げる土壌もあってか、いろんなベテラン(=神)の方が集まっていました。
社会人の集まりなので、当然と言えば当然なのでしょうか…?

それで、「お金は事前決済にした方が安全」とか、「会議室のWifiパスワードを四方に掲示しよう」とか、「初めてのもくもく会ならリモートで支援があった方が良い」とか、具体的なアドバイスを沢山いただきました。
(この場をお借りして、お礼申し上げます。本当にありがとうございました!)

やれば良かったこと

モデルケースを体験しておく

↑と関連しますが、イベント運営の経験は、大人になってからは全くありませんでした。*1

参加者側と運営側で視点や目的はだいぶ違うなぁと。
いかに今までのんびり参加していたことか…
特に、3/9に何も出来ず任せっきりになってしまったのが結構凹みました。

事前にアシスタントをやるだとか、流れと作業をある程度身体で覚えていれば、もう少しスムーズに動けたんじゃないかなと思います。

夜はしっかり寝る

地味なことですが、結構大事だと思いました。

慣れないことをやっていたのもあって、(過剰に?)緊張していました。
勉強会とは言え一応趣味の時間なので、多少は楽しい気持ちを持ち帰ってほしいなとか考えていたら両日とも夜はあまり眠れず…
(結果的に出来ていたかどうかはあまり自信がありませんが…)

もう少しシャッキリした頭で動きたかった。

荷物を確認する

詳しくは後述しますが、「アレも必要だな、これも必要だな…」と直前にポンポン浮かんでくるので、当日はどんどん時間が無くなって割と焦りました。
多分これは私の性格・特性的なものもあると思います。

当日の負担を少しでも減らすために、当日朝には使わないPCとかケーブル類とか、前夜までに準備できるものは余裕をもって準備してしまいましょう。

さらに余裕があれば、朝ごはん&昼ごはんも。

イベント名を掲示するシートを作成する

↑と関連して。

会場がマンションの一室だったので、入室するのにためらわれた方が何名かいらっしゃいました。
自分が同じ立場でもそうなるだろうなーと容易に想像できます。

もくもく会の日は特に、もくもくすることで既に頭いっぱいになっていて、ドアも閉めたままになってしまい…(ごめんなさい)
画面もSlackを拡大して映してましたが、見えるワケが無いですね…(ごめんなさい)

せめて、入り口から見える位置にでっかくディスプレイしておけば、「ここか!」って気付けますよね。

当日余裕があればその場で作成してもいいと思いますが、まだマスターとか何も定まっていない状態なので…
ある程度見栄えのいいものを作ることも考えて、事前に書いておいて損は無いと思いました。
せめてテンプレだけでも!

データの管理を考えるとGoogleスライドが良いのでしょうか…?
また、当日WifiのIDとパスワードを入力するスペースも忘れずに。

(出来れば)アンケートを用意する

今回は何もしなかったのですが、良い形で継続していくことを考えるなら、やっぱりコレは必要かなと思いました。
仲間内でやるものなら後でもコミュニケーションは取れますが、オープン参加のものは感想を聞きようが無いことに気付きまして。
あと、個人的にも気になってしまうので…

何名かはその後twitterでフォローさせていただいていますが、正直な感想は匿名の方が答えやすいですよね。

まとめ

「余裕をもって準備」が下手なのがバレバレですね。
懇親会でも「得意不得意がハッキリしてるよね」と言われたのですが、このさき何十年も生き残れるのか不安です。

最近は凸凹人間も世の中で認められるようにはなってきたものの、自分自身、何が得意かもよく分かっておらず…

そろそろ年齢的にそんな事言ってられないので、具体的な対策をせねば…

連載目次

  1. 【雑記】人が怖いのに何故かイベントの運営を買って出て思ったこと - ゆるオタクのすすめ
  2. 【備忘録】初めてイベント運営してみて出来たこと・出来なかったこと - 事前準備編 - ゆるオタクのすすめ(※本記事)
  3. 【備忘録】初めてイベント運営してみて出来たこと・出来なかったこと - 当日・後日編 - ゆるオタクのすすめ
  4. 【備忘録】初めてのLTで出来たこと・出来なかったこと - ゆるオタクのすすめ

注釈

*1: 強いて言えば学生時代に半泣きで飲み会係や合宿係をやったくらいで。
就活生でも使えないネタ。苦笑